Appearance
Руководство пользователя по работе с системой ПИФИЯ
Версия: 2.5.8
Содержание
Создание нового пользователя 9
Редактирование данных пользователя 11
Деактивация существующего пользователя 12
Поиск пользователей по имени или email 12
○ Редактирование данных проекта 15
○ Деактивация проекта в системе 15
Роли. Назначение ролей пользователям проекта 17
Описание ролей и прав доступа 18
○ Роль "Администратор проекта" 20
○ Роль "Управляющий проектом" 22
Сортировка статей на главной странице 24
Просмотр статей с различными статусами 24
○ Поиск по ключевым словам в тексте версии статьи 25
○ Поиск статей, где отсутствуют части текста 26
○ Поиск статей по атрибутам 26
○ Поиск версий статей по разделам классификаторов 27
○ Поиск версий статей по диапазону дат 28
○ Поиск версий статей по типам записи 29
○ Создание новой версии статьи 29
○ Изменение существующей статьи 31
○ Добавление и удаление ответа 32
○ Присвоение ответу параметра “Канал ответа” 32
Интеграция ссылки на статью БЗ 34
○ Добавление источника в ответ 36
Предпросмотр сохраненной версии статьи 42
○ Уведомления на электронную почту 44
○ Рассылка в Telegram канал 46
Создание нового классификатора 47
Редактирование раздела классификатора 49
Удаление раздела классификатора 49
Отображение разделов классификатора 49
Обязательные классификаторы 50
Создание классификатора справочника 56
○ Создание классификатора справочника 56
○ Заполнение разделов классификатора справочника 57
Создание записей справочника 57
Присвоение и удаление классификатора справочника 58
○ Присвоение уровня и группы классификатору справочника 58
○ Переименование уже присвоенных уровня и группы классификатора справочника 59
○ Удаление разделов классификатора справочника 60
Поиск записей справочника в строке поиска 61
Отображение записей справочника 61
Экспорт записей справочника 61
○ Импорт корректного файла записей справочника 62
Управление порядком расположения полей анкеты 65
Аудит действий пользователей 68
Начало работы
Вход в систему
Для начала работы нажмите на кнопку “Войти с помощью Optimal ID”.
Введите email и пароль. Установите чекбокс “Запомнить меня” для автоматического входа при следующем использовании системы с вашего устройства и нажмите на 
Вход .
При первом входе система автоматически попросит вас задать новый пароль. Введите и повторите пароль и нажмите на кнопку “Подтвердить”.
После этого вы сможете использовать этот пароль для входа в систему в дальнейшем.
Выход из системы
В правом верхнем углу страницы найдите кнопку с вашим аватаром и нажмите на нее. В выпадающем меню нажмите 
Выход .
Убедитесь, что вы вышли из системы. На экране должна появиться форма для входа.
Выбор проекта
Для смены проекта воспользуйтесь кнопкой с названием текущего проекта в правом верхнем углу.
В появившемся меню выберите нужный проект из списка и нажмите кнопку "Выбрать проект".
Или используйте строку поиска. Для этого начните вводить название проекта в появившемся меню.
Система автоматически отфильтрует список и покажет только проекты, соответствующие введенному тексту.
Выберите нужный проект и нажмите кнопку «Выберите проект»:
Текущий проект будет заменен, и вы перейдете в последний выбранный проект.
Пользователи
| Страница управления пользователями позволяет администратору проекта просматривать список пользователей, изменять их параметры, назначать роли и выполнять другие действия, связанные с управлением доступом. |
|---|
Создание нового пользователя
Перейдите на страницу управления пользователями через меню администрирования.
Нажмите кнопку "Добавить” в правой верхней части страницы.
В открывшейся форме укажите следующие данные:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Имя пользователя | – укажите полное имя пользователя, которое будет отображаться в системе и отчетах. |
| – укажите электронную почту пользователя, которая будет использоваться для входа. | |
| Пароль | – придумайте надежный пароль, необходимый для доступа к системе. Рекомендуется использовать комбинацию букв, цифр и символов. |
| Подтверждение пароля | – повторно введите пароль для проверки его правильности. |
| Пользователь активен? | – укажите, имеет ли пользователь доступ к системе. Если чекбокс снят, вход будет невозможен. |
| Текущий проект | – выберите проект, с которым в данный момент работает пользователь. |
| Полномочия* | – определите уровень доступа пользователя в системе. |
После заполнения полей нажмите кнопку “Создать пользователя”. Если введенные данные корректны, пользователь будет добавлен в систему.
| Для дальнейшей работы, необходимо добавить нового пользователя в проект. Для этого перейдите на страницу управления проектами, нажмите на название необходимого и в поле “Пользователи проекта” добавьте нового. |
|---|
Редактирование данных пользователя
Чтобы изменить данные существующего пользователя найдите его в списке,
нажмите на ссылку с его именем и внесите изменения в открывшейся форме.
Для сохранения изменений нажмите на кнопку "Обновить пользователя" в правом верхнем углу формы.
Деактивация существующего пользователя
| Пользователей невозможно удалить из системы. Если пользователь больше не должен иметь доступ к проектам, его можно деактивировать. |
|---|
Для деактивации на странице управления пользователями нажмите на его имя.
В открывшейся форме снимите галочку с "Пользователь активен?"
Для сохранения изменений нажмите на кнопку “Обновить пользователя” в правом верхнем углу формы.
Поиск пользователей по имени или email
В поле поиска введите имя пользователя или его email. Система автоматически начнет поиск через пару секунд после ввода текста или нажмите клавишу “Enter” для немедленного выполнения поиска.
Результаты будут отображены в списке пользователей.
Проекты
| Проекты предназначены для разграничения доступа к данным. Пользователь видит данные, доступных ему проектов. Создание проекта доступно "Администраторам системы". Управлять проектами могут только пользователи с ролью "Администратор проекта". |
|---|
Создание и управление
Создание нового проекта
Перейдите на страницу управления проектами, выбрав соответствующий пункт меню администрирования.
Нажмите на кнопку "Добавить" в правом верхнем углу страницы.
В открывшейся форме заполните следующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Разрешено использовать символы как латиницы, так и кириллицы. | |
| Название * | – укажите уникальное имя, позволяющее идентифицировать проект. |
| Тип проекта | – выберите “Обычный проект”. Тип проекта “С гибким доступом и обратной связью в разработке”. |
| Описание | – заполните краткую информацию о проекте (при необходимости). |
| ID канала telegram | – укажите ID telegram-канала, если планируете получать рассылку об изменениях в telegram. |
| Префиксы версии статьи * | – укажите первую часть кода будущих статей. Количество префиксов версии статьи не ограничено, при создании перечислите их, разделяя пробелом. |
| Каналы ответов | – укажите параметр ответов в статьях. Каналов ответов может быть несколько, при создании перечислите их, разделяя пробелом. В дальнейшем при работе с контентом в статьях выбирается один из созданных каналов. |
| Префикс типа записи | – первая часть кода типов записи. Префикс может быть только один. |
| Активен? | – определите статус проекта. Если чекбокс установлен, с ним можно работать; если снят, доступ к проекту ограничен. |
| Пользователи проекта | – выберите пользователей, которым будет предоставлен доступ к проекту. |
После заполнения полей нажмите на кнопку “Сохранить проект”.
Редактирование данных проекта
На странице управления проектами найдите нужный проект в списке и нажмите на его название.
В открывшейся форме внесите необходимые изменения и нажмите на “Сохранить проект” в правом верхнем углу страницы.
Деактивация проекта в системе
 | Удаление проектов невозможно. В системе проекты могут быть только деактивированы, что делает их недоступными для работы. |
|---|
Найдите проект, который требуется деактивировать, нажмите на его название. В открывшейся форме снимите чекбокс с поля “Активен?”.
И нажмите на “Сохранить проект” в правом верхнем углу формы.
Теги (в разработке)
| Теги предназначены для разграничения видимости статей между разными группами пользователей. С помощью тегов можно настроить доступ к статьям, чтобы их могли видеть только пользователи с определенными должностями. |
|---|
Для создания тега на странице управления проектами в правом верхнем углу нажмите на кнопку “Теги”.
На странице списка тегов нажмите на кнопку “Добавить” и заполните поля формы:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название | – укажите уникальное имя, позволяющее задать идентификатор для группы видимости. |
| Описание | – заполните краткое описание, помогающее понять назначение тега (при необходимости). |
После заполнения нажмите на “Создать тег”.
Используя чекбокс в поле “Активен?”, можно управлять состоянием тега, установите чекбокс его для использования или снимите, чтобы временно отключить.
| Для настройки видимости необходимо связать тег со статьей и привязать его к должности. |
|---|
Роли. Назначение ролей пользователям проекта
| Роли пользователей в проекте могут назначаться Администратором системы или Администратором проекта. Первоначально роль "Администратор проекта" может назначить только Администратор системы. После этого Администратор проекта получает возможность назначать роли другим пользователям. |
|---|
На странице управления проектами и нажмите на кнопку "Управление ролями" в строке необходимого проекта.
Назначьте роли пользователям, которые добавлены в проект. Учитывайте тип проекта при выборе роли.
Описание ролей и прав доступа
Для разделения доступа в системе созданы роли. Роль определяет возможность доступа к той или иной функции системы.
| Для типа проекта "Обычный проект" доступны следующие роли: |
|---|
Роль "Читатель"
Пользователи с ролью "Читатель" имеют доступ только к просмотру данных проекта без возможности их редактирования или управления.
 | Просмотр данных проекта |
|---|---|
 | Создание и управление контентом |
Роль "Читатель +"
Пользователи с ролью "Читатель" имеют доступ только к просмотру данных проекта без возможности их редактирования или управления.
| Просмотр данных проекта |
|---|---|
| Экспорт статей, справочников,словарей, анкет |
| Создание и управление контентом |
Роль "Редактор"
Пользователь с ролью "Редактор" имеет следующие возможности и ограничения:
| Просмотр и создание статей |
|---|---|
| Перевод версии в статус “На проверке” |
| Экспорт статей |
| Просмотр данных проектов |
| Перевод версии в статусы “Опубликована” и “Неактивна” |
Роль "Старший редактор"
Пользователь с ролью "Старший редактор" имеет расширенные возможности, включая:
| Просмотр и создание статей |
|---|---|
| Перевод версии в статусы “На проверке”, “Опубликована”, “Неактивна” |
| Экспорт статей и справочников |
| Создание классификаторов, словарей, справочников, анкет и типов записи базы знаний |
| Управление пользователями и проектами |
| Управление блокировками |
Роль "Администратор проекта"
Пользователь с ролью "Администратор проекта" обладает доступом к управлению проектом, включая:
| Просмотр и создание статей |
|---|---|
| Перевод версии в статусы “На проверке”, “Опубликована”, “Неактивна” |
| Экспорт статей и справочников |
| Управление классификаторами, словарями, справочниками, анкетами и типами записи базы знаний |
| Управление проектом |
| Добавление пользователей в проекты |
| Управление ролями |
| Управление блокировками |
| Управление рассылкой в Telegram |
| Создание проектов |
| Создание и просмотр пользователей |
| Для типа проекта "С гибким доступом и обратной связью" выберите одну из следующих ролей (в разработке): |
|---|
Роль "Наблюдатель"
Пользователю с ролью "Наблюдатель" доступны:
| Просмотр опубликованных статей |
|---|---|
| Просмотр списка запросов |
Роль "Корректор"
Пользователю с ролью "Корректор" доступны/недоступны следующие действия:
| Просмотр опубликованных статей |
|---|---|
| Создавать запросы на изменение статьи |
| Просмотр списка запросов |
Роль "Управляющий проектом"
Пользователю с ролью "Управляющий проектом" доступны/недоступны следующие действия:
| Просмотр опубликованных статей |
|---|---|
| Создавать запросы на изменение статьи |
| Просмотр списка запросов |
| Управление проектом |
| Управление должностями |
| Создание и управление контентом |
Версии статей
Отображение статей
При большом количестве статей они размещаются на разных страницах. Переход между страницами осуществляется выбором страницы или нажатием кнопок < и > . В блоке навигации отображается информация о найденном и общем количестве статей.
Сортировка статей на главной странице
Нажмите на любой из заголовков для сортировки. На главной странице будут приведены статьи по возрастанию.
Повторно нажмите на заголовок для отображения статей в порядке убывания.
Просмотр статей с различными статусами
По умолчанию на главной странице приведены статьи со статусом "Опубликовано". Установка или снятие флажков рядом со статусами позволяет фильтровать отображаемые статьи.
| При снятии всех флажков автоматически выставляется флажок "Опубликовано". |
|---|
Строка поиска
Для быстрого нахождения контента используйте строку поиска.
Поиск по ключевым словам в тексте версии статьи
Введите слово или фразу, нажмите на иконку шестеренки справа от строки поиска, включите "Только в тексте версии статьи" и нажмите по пустому пространству или "Esc".
Поиск выдаст записи, где в тексте ответов присутствует искомое слово.
Поиск статей, где отсутствуют части текста
Для исключения определенных слов из результатов поиска используйте знак " ! " перед исключающим словом*,* включите "Только в тексте версии статьи" и нажмите по пустому пространству или "Esc".
Поиск выдаст записи, где тексте ответов отсутствует введенное слово.
Поиск статей по атрибутам
Введите слово (или несколько слов через пробел) из названия статьи/кода в строку поиска и нажмите "Ввод".
Не включайте "Только в тексте версии статьи".
Используйте " ! ", если хотите исключить слово или несколько слов из поиска по атрибутам.
Введенные в строку поиска части текста выделяются цветным фоном в зоне поиска.
Поиск версий статей по разделам классификаторов
При поиске статей можно задать разделы классификатора для поиска.
Поиск будет осуществляться с учетом разделов.
Нажмите на поле "Классификатор". В выпадающем списке выберите один или несколько необходимых классификаторов и нажмите на пустое пространство или “Esc”.
На главной странице будут представлены статьи с выбранными классификаторами.
Включите "Искать в подразделах" для поиска по выбранному корневому классификатору и дочерним его элементам.
Поиск по классификаторам
При выборе классификатора доступен поиск по разделам. Нажмите кнопку "Классификаторы" - в открывшемся списке в верхней части отображается строка поиска.
Введите часть названия раздела - список классификаторов фильтруется по не строгому совпадению с учетом регистра, опечаток, дефисов и пробелов.
Включите "Искать в подразделах" для поиска по выбранному корневому классификатору и дочерним его элементам.
В результатах остаются только подходящие разделы, при этом совпадающие части названий подсвечиваются.
При выборе найденного раздела в панели фильтров отображается полный путь от корневого классификатора до выбранного раздела.
Поиск версий статей по диапазону дат
Для нахождения версий статей, созданных в определенный период, включите "Искать по диапазону дат". Выберите даты "от" и "до", и нажмите и нажмите на пустое пространство или “Esc”.
| При переходе на другие страницы параметры фильтров и поиска сохраняются в рамках текущей сессии. |
|---|
Поиск версий статей по типам записи
Для поиска статей с определенным типом записи, нажмите на фильтр “Тип записи” и введите название типа записи для поиска.
Создание статьи
Создание новой версии статьи
 | При создании статьи, ей автоматически присваивается статус "Черновик". |
|---|
| Классификатор – обязательный параметр при создании статей. Перед добавлением статьи необходимо заранее создать соответствующий классификатор. |
|---|
Выберите в меню "Версии статей". Нажмите на кнопку "Добавить" в правом верхнем углу.
В открывшейся форме заполните следующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название * | – придумайте уникальное и понятное имя для статьи, которое раскрывает ее содержание. |
| Альтернативный заголовок | – укажите альтернативное название для вашей статьи. |
| Префикс кода статьи * | – выберите дополнительный текстовый элемент перед кодом статьи, используемый для ее классификации или группировки. |
| Классификатор * | – выберите категории, к которым относится статья, для дальнейшего упорядочения и быстрого поиска информации. |
| Комментарий | – укажите дополнительную информацию к статье, которая поможет лучше понять ее контекст. |
| Анкеты | – выберите анкету, которая может быть использована в создаваемой статье. |
| Тип записи | – выберите один и типов записи базы знаний для дополнительной классификации. |
| ТЭГ+ | – установите чекбокс для передачи параметра в контактный центр. |
| Ответы * | – основной текст статьи: рекомендации, инструкции или решения, которые предоставляются пользователю. |
| Примеры вопросов | – продумайте перечень типичных вопросов, связанных со статей. |
После заполнения формы нажмите на "Сохранить". Код только что созданной статьи будет новым.
Изменение существующей статьи
| При внесении любых изменений в статью, создается новая версия со статусом “Черновик”. Исходная версия статьи будет автоматически “перенесена” в архив. В системе сохраняются все версии статей, удалить ни одну из версий невозможно. |
|---|
Нажмите на ссылку с названием существующей версии. В открывшейся форме редактирования статьи внесите изменения. Завершая процесс, нажмите на кнопку “Сохранить” в правом верхнем углу.
Например, у нас появилась версия статьи c названием "Бенгальский тигр" и статусом "Черновик".
Код у только что созданного черновика будет совпадать с кодом исходной статьи.
Чтобы удалить исходные значения полей при редактировании статьи, воспользуйтесь кнопкой  или клавишей Backspace. |
|---|
Работа с ответами
Добавление и удаление ответа
Нажмите на ссылку с названием вашей статьи и перейдите во вкладку «Ответы». Чтобы добавить новое поле для текста, нажмите кнопку «Добавить ответ» .
Помимо добавления текста, вы также можете загрузить в тело ответа файл формата .pdf или .docx, перетащив его в область текста или вставив в редактор через Ctrl+С/ Ctrl+V. После загрузки файл отображается в редакторе в виде ссылки с названием файла, н-р, "Заявление.docx".
Чтобы удалить лишнее поле для текста ответа, нажмите кнопку «Удалить ответ» , расположенную справа под соответствующим текстовым полем.
После внесения изменений нажмите на кнопку "Сохранить".
Присвоение ответу параметра “Канал ответа”
В выпадающем списке над текстовым редактором выберите один из каналов, которые были добавлены при создании проекта, в соответствии с ответом.
Порядок ответов
Нажмите на ссылку с названием статьи и перейдите во вкладку «Ответы».
Ответы будут отображены в том порядке, который соответствует последовательности каналов, заданной в настройках проекта:
Ответы без привязанного канала отображаются в конце списка и могут быть расположены в произвольном порядке:
Если в настройках проекта изменен порядок каналов, обновите страницу. Ответы будут отражены в новом порядке в соответствии с измененными настройками.
Тип ответа
При работе с ответами слева над редактором выберите одну из вкладок:
| HTML | – оставьте этот параметр, если текст должен содержать заголовки, списки, таблицы, выделения и другие элементы форматирования. |
|---|---|
| TXT | – выберите этот параметр, если необходим простой текст без разметки, например, для отправки смс. |
| Если вы переключите параметр ответа на “TXT” и сохраните изменения, вся HTML-разметка текста будет утеряна. При повторном переключении на параметр “HTML” после сохранения разметка текста не восстановится. Пожалуйста, убедитесь, что вы выбрали подходящий формат перед сохранением. |
|---|
Редактор Tiny
Интеграция ссылки на статью БЗ
В тексте статьи можно добавлять не только ссылки на внешние ресурсы, но и ссылки на созданные статьи в базе знаний. Это позволяет улучшить структуру и навигацию, а также облегчить доступ к связанным материалам.
В текстовом редакторе нажмите на значок вставки ссылки.
Выберите нужную статью из списка в поле поиска по названию или символьному коду. Сохраните изменения.
Ссылка появится на месте индикатора ввода.
Шаблоны
В текстовом редакторе представлен список шаблонов:
– Спойлер;
– Перевод вызова по идентификатору сотрудника;
– Перевод вызова по идентификатору группы;
– Перевод вызова по идентификатору уровня;
– Перевод вызова по идентификатору всего справочника.
Автосохранение
Вы можете безопасно обновить страницу или выйти из формы редактирования версии статьи. Редактор автоматически сохраняет текст в локальное хранилище пользователя каждые 5 секунд.
Для восстановления автосохраненных данных откройте меню “Файл” и нажмите кнопку «Восстановление последнего проекта».
Текст будет восстановлен в том виде, в каком он был сохранен в момент последнего автосохранения.
| Автосохраненный текст хранится 12 часов. По истечении этого времени данные удаляются автоматически. |
|---|
| Если вы очистите историю браузера и выберете удаление cookies и данных сайтов, автосохраненный текст будет удален без возможности восстановления. Чтобы восстановить автосохраненные данные, используйте тот же браузер и то же устройство, где вы работали ранее. |
|---|
Добавление источника в ответ
При необходимости указать источник информации в ответе, используется специальный блок добавления источников. Каждый источник состоит из двух полей:
- название – краткое и понятное описание ресурса или содержимого ссылки;
- ссылка (URL) – полный адрес на внешний ресурс.
Для добавления источника нажмите на кнопку “Добавить источник” под текстом ответа.
В появившихся полях укажите название и ссылку.
Проверьте корректность ссылки перед сохранением, нажав на кнопку “Перейти к источнику” справа от поля для ссылки.
Для удаления источника нажмите на кнопку с иконкой корзины.
Работа с вопросами
Чтобы добавить вопросы в версию статьи, нажмите на ссылку с названием вашей статьи, перейдите на вкладку "Примеры вопросов" и заполните поле.
Для добавления нового поля для ввода нажмите на кнопку “Новый вопрос”, расположенную слева под добавленными полями.
Для удаления нажмите на иконку корзины справа от поля.
После внесения изменений сохраните версию статьи.
Связи
В системе предусмотрена возможность связывать статьи друг с другом, что позволяет организовать более структурированное и удобное взаимодействие между ними.
Односторонняя связь
| Вы можете привязать к одной статье ряд других. В этом случае одна статья будет содержать ссылки на другие, но, наоборот, рекомендательные статьи на исходную не будут ссылаться. |
|---|
Нажмите на ссылку с названием необходимой статьи и перейдите во вкладку “Связи”.
В поле “Редактировать связанные статьи” воспользуйтесь поиском по коду или названию и выберите те статьи, на которые будет ссылаться редактируемая версия.
После внесения изменений, нажмите на кнопку “Сохранить”.
Если связь создается односторонне, в статус «Черновик» переводится только одна версия статьи - та, из которой выполняется связывание. После сохранения изменений ее необходимо повторно провести по жизненному циклу: из статуса «Черновик» в статус «На проверке», затем в статус «Опубликована».
Взаимная связь
| Если необходимо, чтобы связь была двусторонней, можно создать взаимозависимую связь. В этом случае при привязке и редактируемая, и выбранная статьи будут ссылаться друг на друга. |
|---|
В поле “Связать взаимно” выберите те статьи, с которыми свяжется редактируемая версия.
Сохраните изменения.
При взаимном связывании обе связанные друг с другом версии статей автоматически переходят в статус «Черновик». После сохранения изменений каждую из них необходимо повторно провести по жизненному циклу: из статуса «Черновик» в статус «На проверке» и далее в статус «Опубликована».
Изменение статусов статей
| Статусы статей можно изменять по заданным правилам: Черновик ➡ На проверке, Черновик(архив) На проверке ➡ Опубликована, На проверке(архив) Опубликована ➡ Неактивна Неактивна ➡ Опубликована |
|---|
| При создании новой версии статьи с любым из статусов, исходная версия статьи автоматически переходит в архивный статус. |
|---|
Откройте страницу просмотра записи, нажав на ссылку с кодом вашей статьи.
В блоке под основной информацией отображены возможные действия для изменения статуса.
В блоке справа отображаются все версии статьи с этим кодом. Можно переключаться между версиями, нажав на одну из них.
Массовая смена статусов
Чтобы поменять статус сразу для нескольких статей перейдите страницу со списком версий. Отметьте галочками статьи, для которых необходимо изменить статус.
| Для смены статуса необходимо выбирать только статьи с одинаковым статусом. Если выбранные статьи имеют разные статусы, возможность изменения будет недоступна. |
|---|
Нажмите правой кнопкой мыши по выбранным версиям и в контекстном меню выберите один из доступных статусов.
Вы увидите уведомление об успешной смене статусов.
Сравнение версий статей
| Сравнение позволяет отслеживать внесенные правки, находить различия и контролировать корректность изменений в содержании статьи между разными ее версиями. |
|---|
Для сравнения перейдите на страницу просмотра записи, нажав на ссылку с кодом вашей статьи..
В блоке справа выберите версию — у нее не будет кнопки «Сравнить». Затем нажмите «Сравнить» у той версии, с которой хотите выполнить сравнение.
Система отобразит изменения, выделяя удаленный, дополненный и измененный текст. Также будут показаны изменения в названии, классификаторах, примерах вопросов и других атрибутах статьи .
Даты версий статей
Версия статьи может иметь до 3-х дат:
Дата создания записи - дата и время создания версии статьи
Дата перемещения в архив - дата и время перемещения версии статьи в архив
Дата первой публикации - дата и время первой публикации версии статьи в рамках одного символьного кода за всё время существования проекта в системе
Предпросмотр сохраненной версии статьи
На странице просмотра записи статьи нажмите на кнопку "Предпросмотр".
статья откроется в новой вкладке:
Экспорт записей статей
| Экспортируются только те статьи, которые включены на страницу в результате поиска или его отсутствия. Чтобы уменьшить объем экспортируемых данных, используйте поиск по ключевым словам, фильтрацию по статусам, разделам классификатора и диапазону дат. |
|---|
Нажмите на кнопку “Экспорт” в правом верхнем углу страницы.
Оставьте поля, которые будут присутствовать в экспортированном файле, укажите формат файла и нажмите на "Экспорт".
Загрузится файл с именем "article_versions" и выбранными форматом и полями.
Уведомления об изменениях
Уведомления на электронную почту
Перейдите на страницу просмотра записи, нажав на ссылку с кодом версии статьи. Перейдите во вкладку “Уведомление” и нажмите на кнопку “Подписаться”.
Введите электронный адрес в поле “Email”, на который будете получать уведомления. Добавьте информацию в поле “Комментарий”, например, свое имя или роль в проекте. Нажмите на кнопку “Подписаться”.
Ваш электронный адрес появится в списке. При обновлении статьи система отправит уведомление на указанный адрес.
| После работы с уведомлениями сохранение версии статьи не требуется. |
|---|
Рассылка в Telegram канал
| Управление наличия текущей версии в рассылке проектного Telegram канала доступно пользователям с ролью “Администратор проекта”. |
|---|
Для включения статьи в рассылку Telegram, на странице просмотра версии статьи перейдите во вкладку “Уведомление” и нажмите на кнопку “Включить в рассылку телеграм”.
| Вы можете добавить статью в рассылку только в том случае, если в настройках проекта указан ID канала в Telegram. |
|---|
Классификаторы
При выборе в меню "Классификатор" отображается страница для работы с классификаторами.
Создание нового классификатора
| Классификатор может состоять из буквенно-цифровых символов, пробела и символов: __ - , ( ) |
|---|
Выберите в меню "Классификатор" и нажмите на кнопку "Создать классификатор".
Заполните название и нажмите на кнопку "Создать".
Создание раздела
Чтобы создать ветку внутри раздела уже созданного классификатора, нажмите на "Создать раздел", заполните название и нажмите кнопку "Создать".
Редактирование раздела классификатора
Нажмите на кнопку 
рядом с разделом, заполните новое название раздела классификатора и нажмите на "Сохранить".
Удаление раздела классификатора
Нажмите на кнопку 
рядом с разделом классификатора и подтвердите действие.
| Обратите внимание, удалить возможно только неиспользуемый раздел классификатора. Если классификатор привязан к версии статьи, его удаление невозможно. |
|---|
Отображение разделов классификатора
Скрывать и показывать блоки разделов классификатора можно при помощи кнопок 
и 
соответственно.
Выгрузка классификаторов
Экспорт структуры классификаторов доступен в форматах .docx и .xlsx для пользователей с ролью «Читатель+» и выше.
Для этого нажмите «Экспорт» в правом верхнем углу страницы. В появившемся окне выберите формат файла: .docx или .xlsx. После выбора формата начнется загрузка файла.
Экспорт в .docx
Выгружается Word-документ с многоуровневым нумерованным списком. Структура дерева классификаторов полностью сохраняется: сначала выводится родительский раздел, затем все вложенные в него подразделы.
Экспорт в .xlsx
Выгружается Excel-таблица, где каждая строка соответствует одному элементу классификатора. В таблице отображается полный путь элемента, а также отдельные столбцы по уровням вложенности. Количество столбцов с уровнями определяется глубиной структуры классификатора в проекте.
Поиск по классификаторам
В верхней части страницы расположена строка поиска по классификаторам.
При вводе текста список разделов фильтруется по частичному и не строгому совпадению с запросом с учетом регистра, опечаток, дефисов и пробелов.
В результатах отображаются только подходящие разделы, при этом совпадающие части названий подсвечиваются.
Обязательные классификаторы
| При создании статьи обязательный классификатор требует выбора одного из его дочерних уровней при создании и изменении версии статьи. Если этого не сделать, появится предупреждение. Функция гарантирует корректную привязку статей и снижает риск ошибок. |
|---|
Для того, что выбрать классификатор как обязательный в окне создания (редактирования) классификатора установите чекбокс в соответствующем поле. Сохраните изменения.
В списке всех классификаторов обязательные будут отмечены символом 
.
Теперь при сохранении версии статьи без обязательного классификатора система выдаст уведомление.
Статьи базы знаний
| Cтраница доступна пользователям проекта, тип которого: "С гибким доступом и обратной связью". В этом разделе находятся статьи со статусом "Опубликовано" без возможности прямого воздействия. Статьи можно искать, просматривать и создавать запрос на изменение. |
|---|
Запросы на изменение (в разработке)
Для создания запроса на изменение, нажмите на необходимую статью и перейдите в просмотр записи.
На странице просмотра записи в верхнем правом углу нажмите на "Создать запрос".
Заполните поля формы, в поле "Ответы" внесите изменения в текст статьи. После редакции нажмите на "Создать запрос на изменение".
Во вкладке "Список запросов" отображаются все запросы на изменение.
Присвоение тега статье (в разработке)
Для управления видимостью того или иного контента группе пользователей, необходимо присвоить статье ранее созданный тег.
На странице просмотра записи в поле “Теги статьи” выберите соответствующий тег.
Нажмите “Обновить статью” для сохранения изменений.
Словари
Выберите в меню "Словари" и нажмите на кнопку "Добавить". В форме введите название и нажмите кнопку "Создать словарь".
Создан словарь, в котором остается добавить значения.
Введите значения словаря и нажмите кнопку "Добавить":
| Удаление словарей невозможно. В системе словари могут быть только архивированы (что делает их недоступными для работы) или восстановленными из архива (из списка неактивных записей). |
|---|
Справочники
Создание классификатора справочника
Создание и заполнение классификатора справочника доступно пользователям с ролями: "Старший редактор" и "Администратор проекта". Классификатор должен состоять из буквенно-цифровых символов и подчеркивания. Пробелы в названии не допускаются.
Создание классификатора справочника
Выберите в меню "Классификатор справочника", и введите название будущего классификатора. Нажмите на "Создать классификатор справочника".
Например, создадим классификатор с названием "Уровень":
и увидим в списке только что созданный классификатор.
Заполнение разделов классификатора справочника
После того, как вы создали классификатор справочника, нажмите на его название. Введите полное название ветки классификатора, разделяя уровни точкой, и нажмите на "Создать классификатор справочника".
Например, создадим подраздел "Группа" в классификаторе с названием
"Уровень". В поле с названием введем: "Уровень.Группа".
Видим созданный раздел классификатора справочника с полным названием "Уровень.Группа".
Создание записей справочника
На странице записей справочника нажмите на кнопку "Создать", заполните поля формы и нажмите на кнопку "Сохранить".
Присвоение и удаление классификатора справочника
| Справочнику можно назначить уровень и группу, которые представляют собой соответственно корневой и дочерний классификаторы. Возможно назначение только уровня или уровня вместе с одной из его групп. Можно создавать записи справочника без привязки к уровням и группам. Доступна возможность изменять уже присвоенные уровни и группы, назначать другие значения или удалять привязки. |
|---|
Присвоение уровня и группы классификатору справочника
Выберите в меню "Справочник" и нажмите на название вашего справочника. В поле "Уровень" выберите необходимый. В поле "Группа" - соответствующую группу.
В поле "Группа" выберите соответствующую группу.
и нажмите на кнопку "Сохранить".
Переименование уже присвоенных уровня и группы классификатора справочника
Выберите в меню "Классификатор справочника". Нажмите на иконку с карандашом "Редактировать ветку классификатора"
и введите новое название уровня вашего классификатора.
После нажмите на "Сохранить".
Перейдите на страницу вашего классификатора и переименуйте группу.
Сохраните изменения.
Удаление разделов классификатора справочника
Выберите в меню "Справочник" и нажмите на название вашего справочника. В поле "Уровень" выберите "Без уровня" и нажмите на кнопку "Сохранить".
Теперь наш справочник не содержит разделы классификатора.
Поиск записей справочника в строке поиска
Поиск осуществляется по следующим атрибутам:
- Название;
- Фамилия;
- Имя;
- Название отдела;
- Должность;
- e-mail;
- Телефоны.
При поиске записей справочника используйте строку "Поиск по атрибутам".
После ввода в строку поиска искомого текста, нажмите "Ввод". Используйте знак " ! " перед частью текста для исключения из поиска этой части текста.
Отображение записей справочника
При большом количестве отображаемых записей справочника они размещаются на разных страницах. Переход между страницами осуществляется выбором страницы или нажатием на кнопки "Назад" < и "Вперед" >.
Экспорт записей справочника
Вы можете экспортировать записи справочника. В получаемом файле содержатся определенные для экспорта поля. Нажмите на кнопку "Экспорт".
У вас загрузится файл с именем "directory_entries.xlsx" в папку загрузок. В файле содержатся все поля для экспорта с ранее созданными записями и уникальными ID.
Импорт записей справочника
| Пользователь может импортировать записи справочника из файла с расширением ".xlsx". К загрузке допускаются только модификации последнего экспортированного ".xlsx" файла текущего проекта. При правильном заполнении файла, в системе будут созданы или отредактированы записи справочника в соответствии с имеющимися в файле. |
|---|
Импорт корректного файла записей справочника
Для импорта файла с заполненными записями выполните следующие действия:
- Выгрузите все записи справочника.
- Внесите изменения или добавьте новые записи в экспортируемом .xlsx файле.
- Сохраните изменения.
- В системе нажмите на кнопку “Загрузить” и выберите сохраненный файл с изменениями.
- Нажмите на кнопку “Импорт”.
Возможные ошибки
Импорт файла записей справочника с некорректными данными
Если в вашем файле некорректные данные, то при загрузке увидите ошибку: "Внимание! Имеются ошибки формата в следующих записях:"
Возможные причины:
- Некорректное изменение или удаление данных из ячейки с определенным форматом.
- Оставление обязательных полей пустыми.
Решение:
- Проверьте данные в указанных записях.
- Если поле обязательно, заполните его корректными данными.
Попытка загрузки не последнего экспортированного файла
К загрузке допускаются только модификации последнего экспортированного файла текущего проекта.
Возможные причины:
- Вы попытаетесь загрузить предпоследний экспортированный файл.
- Вы пытаетесь загрузить файл, который создали самостоятельно.
Решение:
Следуйте алгоритму “Импорт корректного файла записей справочника”.
Анкеты
---
Создание анкеты
В списке анкет нажмите на кнопку "Добавить", введите название анкеты и нажмите на "Создать анкету".
Заполните поля анкеты. В поле списка словарей выберите словарь из списка и нажмите на кнопку "Добавить".
Если поле является обязательным для заполнения, установите чекбокс.
Управление порядком расположения полей анкеты
| Управлять порядком размещения на экране полей анкеты можно двумя способами: – перетаскиванием поля в нужное место мышью, – указанием параметра "Ранг". Параметр "Ранг" определяет позицию поля анкеты, начиная с 0 - самая первая, и далее по порядку. Возможно указать коды перемещения: first — первый; last — последний; up — на позицию вверх; down — на позицию вниз. |
|---|
Удаление анкет недоступно, для управления используется активация и деактивация.
Чтобы архивировать анкету, откройте раздел "Анкеты", выберите ее на вкладке "Активные записи" и нажмите "Редактировать". На открывшейся странице нажмите “Архивировать”.
Типы записей базы данных
---
Создание и редактирование записи доступно пользователям с ролями: "Старший редактор" и "Администратор проекта".
Для создания записи базы данных нажмите на кнопку "Добавить".
Введите название и нажмите на "Создать Тип записей".
Для редактирования типа записей нажмите на строку с записью,
отредактируйте запись и нажмите на "Обновить Тип записей".
Удаление типов записей недоступно, для управления используется активация и деактивация.
Чтобы архивировать тип записи, откройте раздел "Типы записей", выберите его во вкладке "Активные записи" и нажмите "Архивировать".
Для повторной активации откройте вкладку "Неактивные записи", выберите тип и нажмите "Восстановить".
Дата изменения типа записи обновляется при любом изменении состояния: обновление, деактивация, активация типа записи.
Аудит действий пользователей
---
Поиск событий в истории
Вы можете просматривать и искать события в истории аудита. Поиск осуществляется по датам, проекту и пользователям.
Выберите диапазон дат и нажмите на кнопку "Поиск". На главной странице будет присутствовать отфильтрованная информация по датам:
Выберите проект и пользователя и нажмите на кнопку "Поиск". На главной странице присутствует отфильтрованная информация:
Экспорт данных
Полученную информацию можно экспортировать в формате .xlsx.
На странице аудита действий пользователей нажмите на кнопку "Экспорт".
Загрузится файл с именем "user_events_records" и отображаемой на странице информацией.
Должности
---
| Роль определяет, какие действия и функции пользователь может выполнять в системе. Это более техническая настройка, ориентированная на права доступа к интерфейсу и функционалу. Должность описывает положение пользователя в организационной структуре и используется для настройки видимости контента, такого как статьи. |
|---|
Для создания и управления должностями перейдите на страницу “Список должностей”.
Создание должности
Для создания новой должности нажмите на “Добавить” и заполните поля формы:
После создания должности будут доступны дополнительные поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Теги должности | – для настройки областей видимости привяжите ранее созданный тег к должности. |
| Пользователи | – выберите пользователей, которые будут “занимать” данную должность. |
Блокировки
---
| Если статья редактируется одним из пользователей, то другие не могут редактировать любую из версий этой статьи. |
|---|
Снять блокировку на редактирование статьи может пользователь с ролью “Администратор проекта”. Для этого выберите в меню “Блокировки”
На странице со списком текущих блокировок выберите запись и нажмите на “Разблокировать”
И подтвердите действие на странице.